自分の部屋だってめったに片付けないのに・・・。
今日は暇だった。出社してからいきなり何もすることがない状況だった。昨日も一昨日もさほど忙しくなかったので、溜まっていた仕事も、もっと後ですればいい仕事も、現時点で作成可能な全ての請求書も作ってしまっていた。あ〜あ、振り替え休日もらえばよかったかなぁ。どうせ今週末も仕事だしなぁ。などと考えてつつ、自身の机の整理などをしていた。それを目ざとく見ていた課長*1
から、「書庫の片付けやってくれる？内航船が少ないから新人*2も暇そうだし」とのご命令が。さっそく新人二人と私と課長との四人で書庫へ。書庫と言っても書籍類が置いてあるわけではない。仕事で使った書類が大量に保管してあるだけだ。
さて、ここでどれくらいの書類があるか、ざっと説明しよう。使用するファイルはA4の用紙を閉じることができる紙製のもので、紙にパンチで穴を二つ開けて閉じるようになってる。多分紙を300枚くらい挟める。このファイルに目一杯（時には限界以上に）書類を閉じているのだが、私1人の担当の仕事で月に4冊ほどこのファイルができる。うちの部署に担当を持っている人が16人。1人4冊計算でも月に64冊。しかし実際には、他のチームはもっと書類が出る仕事なので、どんなに少なく見積もっても80冊は越える*3。そして多くのサラリーマンなら知っているISO*4の関係で、書類を3年間は保管しなくてはならない。よって、80×12×3=2880冊のファイルが棚に詰められ、ダンボールに詰められ、そこらに積み上げられ、となっているわけだ。私の部署だけで。最近部内の席替え模様替えなどの関係で大型のロッカーをいくつか部屋に設置したが、無制限にファイルを詰めていけば2ヵ月も持たないだろう。よって、期限が過ぎたものはどんどん処分していかなくてはならない。
まず、書類を取り出すのが大変だ。なんせ、「古いものは奥に、新しいものは手前に」の法則（？）と、「置き場が無いときはどこにでも無造作に押し込む」の法則（？）があるので、2002年3月以前のものを探して引っ張り出すだけでも泣きそうになる。そしてファイルの中身の確認。「3年間保管しなくてはならない」≠「3年経ったら捨ててもいい」なので、捨ててもいいものとそうでないものを分別。自分の担当外ものは勝手に判断できないので、逐一部署に戻って担当者に確認をとる。ファイルから書類を外してかき集め、紐で縛る。ファイルから留め具を取り外し、燃えないゴミに分ける*5。無造作に積み上げられた書類のせいで作業空間は少ない。
あ、一日が終わった…。
随分と空間ができたような気がする。しかし、私のチームよりも人数が多くかつ一人あたりが出す書類の量が多い他チームの方はほぼ手つかずのままだ。そのうちまた狩り出されることだろう…。
